01Co to jest
Koszty projektu odpowiadają na jedno pytanie: ile ten projekt będzie kosztował do końca. Prognoza to suma kosztów zatwierdzonych, czekających na akceptację, szkiców, zobowiązań wobec podwykonawców i tego, co zostało do wydania z budżetów niezamkniętych realizacji.
Część kosztów powstaje sama i od razu jest zatwierdzona: robocizna z zatwierdzonej obecności według stawki pracownika, wydania i zwroty z magazynu, faktura zakupu z zamówienia na realizację i rozliczony etap podwykonawcy. Taki koszt zmienia się u źródła, nie na tym ekranie.
Koszt wpisany ręcznie zaczyna jako szkic. Do prognozy liczy się od razu, a do części zatwierdzonej dopiero po akceptacji innej osoby z uprawnieniem.
- PROGNOZA DO KOŃCA
- Nie ile wydano, tylko ile projekt będzie kosztował.
- CZTERY ŹRÓDŁA
- Robocizna, magazyn, faktury zakupu i podwykonawcy liczą się same.
- CZTERY OCZY
- Nikt nie zatwierdza ani nie odrzuca własnego kosztu.
02Do czego służy
Przekroczenie widać wcześniej
Ostrzeżenie pojawia się, gdy prognoza jest wyższa niż budżet, a nie dopiero przy ostatniej fakturze.
Akceptacja kosztów
Koszt złożony do akceptacji zatwierdza albo zwraca do poprawy inna osoba.
Robocizna bez przepisywania
Zatwierdzona obecność ekipy staje się kosztem według stawki pracownika.
Kaucje pod kontrolą
Prognoza pokazuje kaucje podwykonawców do zwrotu i ich terminy.
03Główne opcje
Ekran pokazuje jeden projekt: kafle z budżetem i prognozą, listę kosztów, panel prognozy i formularz nowego kosztu.
Cztery liczby wybranego projektu
Projekt wybierasz w filtrze nad listą.
- Budżet
- Zatwierdzone
- Do dokończenia: zostało do wydania na realizacjach i zobowiązania wobec podwykonawców
- Prognoza, wyróżniona, gdy przekracza budżet
Każdy koszt z jego źródłem i obiegiem
Koszt automatyczny ma pod tytułem swoje źródło, ręczny numer dokumentu.
- Kolumny: data, tytuł, realizacja albo cały projekt, dostawca, kwota, obieg
- Filtr obiegu: szkic, złożony, zatwierdzony, odrzucony
- Szukanie po tytule i numerze dokumentu, sortowanie i eksport CSV
Z czego składa się prognoza
Panel pod listą i zakładka na karcie kosztu.
- Budżet i koszty zatwierdzone
- Złożone, czekają na akceptację, oraz szkice
- Zobowiązania wobec podwykonawców
- Zostało do wydania na realizacjach i kaucje do zwrotu z terminem
Koszt wpisany ręcznie
Koszt zapisuje się jako szkic.
- Wymagane: tytuł, projekt i kwota
- Realizacja tego projektu albo cały projekt
- Data, kategoria, dostawca, numer dokumentu i opis
- Numer dokumentu nie może się powtórzyć w firmie
04Zadania krok po kroku
- KROK 1Otwórz Moduły › Finanse › Koszty projektu i wybierz projekt w filtrze.
- KROK 2Z menu Akcje wybierz Nowy koszt, wpisz tytuł, kwotę, datę i numer dokumentu.
- KROK 3Wskaż realizację albo zostaw Cały projekt i zapisz. Koszt powstanie jako szkic.
- KROK 1Otwórz kartę kosztu z listy.
- KROK 2W menu akcji wybierz Złóż do akceptacji.
- KROK 3Koszt ma teraz obieg złożony i czeka na decyzję innej osoby.
- KROK 1Otwórz kartę złożonego kosztu, który wpisał ktoś inny.
- KROK 2Wybierz Zatwierdź koszt i dopisz notatkę, jeśli chcesz.
- KROK 3Jeśli coś się nie zgadza, wybierz Zwróć koszt do poprawy i wpisz powód. Autor poprawi koszt i złoży go ponownie.
- KROK 1Wybierz projekt w filtrze i porównaj kafle Budżet i Prognoza.
- KROK 2W panelu Prognoza budżetu zobacz, która część prognozy jest największa.
- KROK 3Gdy prognoza przekracza budżet, nad listą pojawia się ostrzeżenie z kwotą przekroczenia.
- KROK 1Koszt robocizny poprawiasz we wpisie obecności, koszt magazynu w ruchu magazynowym.
- KROK 2Fakturę zakupu poprawiasz w zobowiązaniu przy zamówieniu, a koszt podwykonawcy w jego etapie.
- KROK 3Koszt w Kosztach projektu zmieni się sam.
05Akcje
Najczęstsze czynności związane z kosztami projektu.
Nowy koszt
Faktura, materiał albo usługa wpisane ręcznie.
Złóż do akceptacji
Szkic albo odrzucony koszt trafia do decyzji.
Zatwierdź koszt
Koszt wchodzi do części zatwierdzonej.
Zwróć do poprawy
Odrzucenie zawsze z powodem.
Eksport CSV
Koszty projektu z bieżącego filtra w jednym pliku.
06Z czym się łączy
Wybierz moduł, aby zobaczyć, skąd biorą się koszty projektu.
Projekty
Budżet ustawiasz na projekcie, a jego karta ma zakładkę Koszty i akcję Dodaj koszt.
Przejdź do tematuProjektyRealizacje
Budżety niezamkniętych realizacji tworzą w prognozie pozycję Zostało do wydania na realizacjach.
Przejdź do tematuRealizacjeObecność
Zatwierdzona obecność staje się kosztem robocizny według stawki pracownika.
Przejdź do tematuObecnośćZobowiązania
Numer faktury przy zamówieniu na realizację tworzy koszt typu faktura zakupu.
Przejdź do tematuZobowiązaniaPodwykonawcy
Zlecenie podwykonawcy liczy się do prognozy, a rozliczony etap staje się kosztem.
Przejdź do tematuPodwykonawcyKategorie kosztów
Kategorie kosztów ręcznych ustawiasz w Ustawieniach firmy.
Przejdź do tematuKategorie kosztówPulpit dzienny
Kafel Budżet realizacji pokazuje, ile budżetu projektów w realizacji wykorzystano.
Przejdź do tematuPulpit dzienny